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¿CUÁNTAS HORAS PIERDES POR UNA MALA GESTIÓN DOCUMENTARIA?

¿Cuántas horas pierdes por una mala gestión documentaria?

¿CUÁNTAS HORAS PIERDES POR UNA MALA GESTIÓN DOCUMENTARIA? PROGRAMACIÓN DE RUTAS

Recibir pedidos para programar servicios, siempre es un momento de muchas coordinaciones, ¿cuántos conductores están habilitados?, ¿qué vehículos tenemos disponibles?, ¿a qué zonas van y en qué horario necesitan estar?, en resumen: estrés y del alto.

Es aquel momento de planificar y buscar siempre la eficiencia, evaluar la mejor ruta, las horas de manejo, el tiempo de carga, el equipamiento de la unidad, incluso el clima, sin embargo, muchas veces olvidamos los aspectos relacionados a la documentación, tan importantes como todo lo anterior.

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IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

El documento que certifique que toda la entrega se realizó a conformidad tiene gran importancia, además de ser punto crítico en el proceso, ya que terminada la descarga, ese documento cobra el valor de todo lo que transportamos. Sin él, no podremos cobrar.

Todos sabemos eso y, aun así, colectarlos para facturar se convierte en una tarea que nadie quiere asumir, no le ponemos los controles necesarios a la actividad o estos no son efectivos, pues no son pocas las gestiones que nos demanda tramitar un sello faltante, un documento extraviado o una copia errada.

Si eso pasa con lo relacionado a la cobranza de nuestro servicio, ni preguntar por la documentación no legal requerida, nos referimos a formatos de inspecciones al vehículo, aseguramiento de la carga, incidencias en ruta, control de presiones, reportes de fallas y otros que son necesarios para el control y mejora de las operaciones. Todos esos que con suerte archivamos hasta que falte espacio o que una auditoría nos hace ordenar.

Respecto a los documentos legales, la historia tiene otro personaje, el fiscalizador en la ruta, sea bajo la forma de oficial de la Policía, Sutran, Sunat u otro. El cuál se encarga de que le demos mayor importancia a estos últimos, aun así, ante alguna contingencia, buscamos solucionar, de cualquier manera, el no portarlos o el tenerlos vencidos, sobre estimando nuestra capacidad de confianza y subestimando lo más importante, la seguridad de todos.

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GESTIÓN DE DOCUMENTARIA PARA LA EFICIENCIA

Pero el poner un control a la documentación, significa no solo evidenciar su existencia de forma regular, sino también, tomar acciones para hacerlos de fácil acceso mediante su digitalización, ordenado almacenamiento, control de vencimientos y anticipada tramitación y, sobre todo, medir su impacto en la eficiencia de la flota por las detenciones no programadas.

La programación busca la mayor eficiencia en tiempo recorrido, por eso, una de las principales variables es las “horas máquina” utilizadas. Es necesario establecer un indicador de detenciones analizado por motivo, que refleje la frecuencia y el tiempo total detenido.

Esto tiene como fuente, nuestro registro de monitoreo y la data del GPS. Lo cual implica descargar y trabajar la data a diario, además de que tengamos geo referenciados, la mayor cantidad de ubicaciones conocidas, de manera que nos permita descontarlas fácilmente.

Este análisis es laborioso y demanda disciplina, pero de gran importancia para lograr evidenciar problemas ocultos que impactan, entre otros aspectos, en una baja eficiencia. ¿Cuántas horas máquina pierdes por una mala gestión documentaria?

Ruben Rios Medina – Ingeniero de Transporte

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